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今月末に社会人になって初めてのプレゼン

でも、プレゼンってどんな資料を作ったらいいのか、そこからわかんないんだよな〜

先輩から、「見よう見まねでできる」って言われても…

なんて悩み、ありますよね。


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あ、申し遅れましたが、私、某企業に勤めてからはや10数年、人前で話す業務のほとんどを経験してきた中堅サラリーマンです。


もちろん、プレゼンについてもかなりの経験を積み、今では社内のごく少数から”プレゼンマスター”なんて呼ばれたりしています(;^_^A


そんな私も、入社当時のプレゼンは、先輩や前任者の見よう見まねで苦労の日々を重ねました。

それから10数年、カイゼンを重ねてたどり着いたプレゼンの極意。


今回の記事では、その一端であるプレゼン資料の作り方についてご紹介していきたいと思います。

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プレゼン資料の構成と作り方【達人の教え】

あなたが今度プレゼンすることを求められてる内容はどんなものですか?

企画、商品説明、研究成果、社員研修などなど、いろんなものがあると思います。


ただ、プレゼン内容がどんなものであれ、最終的に求められているのは、

聴く側の求める情報を提供して、理解・納得・行動を得ること

です。


つまり、プレゼンというのは、聴く側のなに?なぜ?メリット・デメリットは?を1つずつ解決していく流れだといえます。



とすると、

プレゼン資料も、聴く側の、なに、なぜ、メリット・デメリットを解決できるような流れで作成するのが鉄則です。



まぁ、これは別の記事でも繰り返して言ってる、

意識のベクトルを相手に向ける

ことを資料作成の段階から取り入れていくってことです。


>>>プレゼンで緊張しない方法についての記事はこちらからどうぞ♪

プレゼンで緊張しない方法を公開!【達人が教えるとっておきの秘訣とは?】


プレゼン資料の構成と作成の流れ

それでは、聴衆側の理解・納得・行動を促すためのプレゼン資料の構成と作り方の流れを確認しましょう。


大きな流れは、


  • プレゼンの目的の確認
  • テンプレートの準備
  • メッセージ・ストーリーの確認
  • スライドの作成
  • 全体の流れの確認


の5つになります。


プレゼンの内容が、冒頭で説明した企画、商品説明、研究成果、社員研修などのどんなものであっても、資料構成のための基本的な構成は変わリません。


たった5つですから、しっかり頭にインプットしておきましょう。


それでは1つずつ詳しく紹介していきますね♪

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プレゼンの目的の確認

あなたがこれから行おうとするプレゼンの目的は何ですか?


  • 企画を部長に了承してもらう
  • 企画コンペで他社を排して主催社に採用してもらう
  • 商品説明をして顧客に購入を決定してもらう
  • 研究成果を教授に報告して今後の方向性についてアドバイスをもらう
  • 社員に社内人事新制度の改正について説明する(厳密にはこちらは研修ですが…)


というような整理ができていますか?



ここでは、目的について

プレゼンのターゲットも含めて具体的な行動まで落とし込む

ことを目指しましょう。



企画を部長に了承してもらうためのプレゼンであれば、

ターゲット 部長
理解・納得 企画内容
具体的な行動 部長の了承(決裁の承認など)

となりますし、


企画コンペで他者を排して主催社に採用してもらうためのプレゼンであれば、

ターゲット コンペ主催社
理解・納得 企画内容
具体的な行動 コンペ主催社の採用

となりますね。


このように、ターゲット、理解・納得、具体的な行動というゴールをしっかりと設定することで、プレゼン資料構成・作成の軸が明確になります。

テンプレートの準備


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通常、プレゼン資料はパワーポイントを使用することが多いと思います。

そこで、ここではパワポの使用を前提としたテンプレートの準備について紹介します。



テンプレートの準備というのは、

すべてのスライドで共通して使用するひな形を用意しておこう

ということです。



まずは、各スライドとも、

タイトル、結論、根拠・詳細の3層構造にする

ことを基本としてください。


それぞれの注意点としては、


タイトル

そのスライドのタイトルをできるだけ短く設定します。


タイトルで注意したのは、

1スライド1メッセージ

ということです。


各スライドで言いたいことは、1つだけに絞るようにします。

できるだけ聞き手側に理解してもらいやすいようにするためです。

1スライドに複数のメッセージだと、あなたの言いたいことがボケがちになります。


結論

結論で注意したいのは、

  • シンプルであること
  • 明確であること


の2点です。


「シンプルであること」とは、具体的に、

18ポイント以上の文字で30文字以内をめざすこと

です。

どうしたら聞き手に伝わりやすか、理解しやすいかを追求すると、この程度の文字の大きさと文字数が導かれます。


「明確であること」とは、結論さえ見れば、あなたの言いたいことがわかる、ということです。


【結論が明確ではない例】

店舗出店に関する関係規定を調査し、△△地域で出店可能な店舗規模を提示する、という明確な結論を示したい場合。


「△△地域で××㎡以上で出店している店舗は存在しない。」


という結論では、出店可能な店舗規模がわからないままです。

これでは、××㎡以上の店舗が法規制によって存在しないのか、たまたま××㎡以上の店舗が存在しないのかがわからないのです。

つまり、結論を見てもあなたの言いたいことはわかりません。


【結論が明確な例】

同じ結論を明確に提示したい場合は、


「○○法等の規制により、△△地域での出店は××㎡まで可能。」


このように、端的に結論を示すことが重要です。


根拠・詳細

あなたが結論に至った根拠や結論の詳細を書きます。


根拠・詳細の示し方としては、「図・イラスト・グラフ・表」と「文章」の2つのパターンが考えられます。


ただ、「文章」で示す場合でも、できるだけキーワードを示しつつ、その詳細を横に書き出すとか、ここでも理解しやすい形を工夫します。

この場合も、一文30文字以内を忘れないようにしましょう。



以上が、テンプレートの確認となりますが、ここまで整理できてもスライドの作成作業には入らない方がいいです。

ここまでは、手書きメモやパワポのアウトライン機能を使って整理するにとどめます。


というのも、この段階では、まだまだ上司の確認による手戻りが発生してしまう可能性があるからです。


具体的なスライド作成は、プレゼンの全体像とスライドのイメージを上司とすり合わせてから行うようにしたいところです。

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メッセージ・ストーリーの確認

次に、プレゼンで伝えたいメッセージとストーリーの確認です。


プレゼンで伝えたいメッセージの確認

ここでは、ひとりブレーンストーミングを行います。


とにかく、プレゼンの目的を踏まえて、伝えたいメッセージを書き出します。

ワードに打ち込んでも、手書きでも構いません。


レベル感は自由に、思いつくまま、アイディアを出し尽くしてください。


例えば、社内で冷凍食品開発についてのプレゼンを行う場合、


  • 客層は働く主婦?
  • それとも独身男性?
  • 狙いはお弁当作りの時間短縮?
  • それとも食卓を豊かにする?
  • 社会生活の統計資料はどうなってる?
  • 統計資料の示し方は?
  • 冷凍食品の単価はどう見込む?
  • 利益はどう見込む?
  • 原価で買える材料は?
  • 開発のための予算はいくら?


などなど、各スライドのタイトルにつながるような項目を出し尽くします。


メッセージのストーリー化

先ほどのメッセージをストーリー化していきます。


例えば、


  • 働く主婦層の冷凍食品志向が近年強くなっている
  • お弁当作りに要する時間を短縮したいと考えている働く主婦が増えているからだ
  • そのようなニーズが広まっていることは、消費者庁の国民調査によって示されている
  • 特に、国民調査における「働く主婦が家事で改善したいこと」の項目で、「お弁当の時間短縮」が一番に挙げられていることが興味深い
  • お弁当の時間短縮のための冷凍食品といっても、一方で近年の健康志向の高まりにも配慮が必要である
・・・


このように、伝えたいメッセージをストーリー化して流れを作ることで、聞く側の耳にも入りやすくなります。


できれば、上司とのすり合わせはこの段階で行うようにします。


具体的には、ここで作成したメッセージとストーリーを踏まえて、タイトルと結論だけを入力したスライドを見せることで行うと良いでしょう。

スライドの作成

スライド作成におけるポイントは4つあります。


  • 目的と各スライドとの繋がりの確認
  • できるだけシンプルに
  • 各スライドで言葉は変えない
  • レイアウトは綺麗に


目的と各スライドとの繋がりの確認

各スライドは目的を踏まえたものになっていますか?


目的→メッセージ→ストーリー→各スライドのタイトル→結論→根拠・詳細


と矛盾なく流れているかを確認しましょう。


できるだけシンプルに

聞き手側の見やすさ、わかりやすさを常に意識してください。


シンプルさのポイントは次のとおりです。


  • 1文は30文字以内
  • 余白は多め
  • 文字よりも図・グラフを活用
  • 使用する色は基本2色


余分な表現をそぎ落として、1文は30文字以内を意識してください。


聞き手のメモ用としても必ず余白は多めにします。

わかりやすさ、理解しやすさという点からは、「文字」よりも「図・イラスト・グラフ」の活用を意識しましょう。


使う色も基本的には2色です。

多くても4色を上限にします。


各スライドで言葉は変えない

当然のことですが、各スライドごとに使用する言葉が変わってないか注意してください。


例えば、「食べ物」、「食物」、「食品」、「フード」などですね。


あなたは同じ意味で使っているつもりでも、聴く側にそれは分かりません。


「意図的な使い分けがあるのでは?」と余計な負担をかけてしまいます。


レイアウトは綺麗に

スライド内の各項目の文頭が揃っているかなど、レイアウトが綺麗に整っているかもしっかりと確認します。

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全体の流れの確認

誤字脱字も含めて何度確認してください。


出来上がってから一晩寝かせてからの再度の確認は必須です。


一晩寝ると、視点が別人になる、とまでは言いませんが、当日の目線とは異なる目線になることは確実です。


そこまで確認を終えてから上司に最終確認を依頼してください。

まとめ

いかがでしたか?

プレゼン資料の構成と作成のための極意の一端はご理解いただけましたでしょうか。


こちらの記事で紹介した内容は、ごく初心者向けのものとなります。

しかし、だからこそ、上級者になっても疎かにしてはいけない内容でもあります。


この記事で自分なりの資料作成のノウハウを構築しつつ、先輩や同僚、上司のパワポを何枚も見て、あなたなりにアレンジ、進化させていってくださいね。


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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